Siempre es oportuno
recordar las principales disposiciones que regulan la documentación laboral
empresaria que rige en la Ciudad Autónoma de Buenos Aires.
Se hace pertinente releer
la principal norma, que fue reformada
hace apenas pocos días (Boletín Oficial del 15/01/2015), siendo la
temática y el capítulo respectivo, el siguiente:
I –
Documentación laboral sujeta a rúbrica, II – Requisitos que deben cumplir las
empresas que rubrican por primera vez, III – Datos del modelo a presentar para
las personas físicas o jurídicas, IV – Requisitos para segunda rúbrica o
subsiguientes, V – Conversión de los antiguos registros en papel a
microfilmación o digital, VI – Extravío de libro manual, hojas móviles o
microfichas, VII.A. – Cambios en los datos de la empresa, VII.B. – Cambios de
sistema de rúbrica, VII.C. – Cambio de domicilio, VIII – Registro de hojas
móviles, IX – Libro manual – Libro de órdenes, X – Microfichas, XI – Libretas
de trabajadores de transporte automotor – Decreto (PEN) 1038/1997, XII –
Planillas de horarios, X – Datos de los empleados, XIII – Planillas de
kilometraje, XIII – Rúbrica de etiquetas adhesivas – Sistema de registraciones
para cumplimentar disposiciones del artículo 52 de la ley 20744, resolución
(MTSS) 490, XV – Centralización de rúbrica de documentación laboral –
Resolución 168 de la Secretaría de Trabajo de la Nación – 26/8/2002, XVI –
Régimen de trabajo de los encargados de casas de rentas – Ley 12981, XVII –
Libro para la actividad rural – Ley 26727, XVIII – Libro de horas
extraordinarias, XIX – Trámites precalificados, XX – Registro de Empleadores de
la CABA, XXI – Notificación,
A
continuación se transcribe el texto completo de la norma:
DISPOSICIÓN (DGE Bs. As. cdad.)
969/2014 | Policía laboral. Ciudad Autónoma de Buenos Aires. Rúbrica de libros
y documentación laboral. Requisitos y modalidades
JURISDICCIÓN: Buenos Aires (Ciudad)
ORGANISMO: Dir. Gral. de Empleo
FECHA: 22/12/2014
BOL. OFICIAL: 12/01/2015
ORGANISMO: Dir. Gral. de Empleo
FECHA: 22/12/2014
BOL. OFICIAL: 12/01/2015
Art. 1 – Déjese sin efecto la disposición (GCABA-DGPDT)
263/2003.
Art. 2 – Establézcanse los requisitos y modalidades
operativas a los que quedan sujetos los pedidos de rúbrica de documentación
laboral determinados en el Anexo I -DI-2014-18446155-DGEMP- y que forman parte
integrante de esta.
Art. 3 – La presente disposición comenzará a regir a
partir del 1 de enero del año 2015.
Art. 4 – De forma.
ANEXO
I – Documentación laboral sujeta a rúbrica
1. Libro especial de sueldos y jornales – Ley 20744
artículo 52 – Libro manual – Hojas móviles -microfichas-.
2. Libro para la pequeña y mediana empresa.
3. Libro para peluqueros.
4. Libro de órdenes para los trabajadores de casa de
renta.
5. Libro de altas y bajas para la actividad gastronómica.
6. Libro para la actividad bancaria – horas extras.
7. Libro de altas y bajas para la actividad de la sanidad.
8. Libro de viajantes de comercio – Libros / hojas móviles
/ microfichas.
9. Libro para la actividad rural.
10. Planillas de horarios para el personal femenino.
11. Planillas de kilometraje.
12. Libretas de trabajadores de casa de rentas.
13. Libretas de trabajadores automotor de pasajeros.
14. Obleas de transporte – Sistema de registros para
cumplimentar artículo 52 ley 20744.
15. Libro de horas suplementarias.
16. Libros trabajo a domicilio – Ley 12713.
II – Requisitos que deben cumplir las empresas que
rubrican por primera vez ante el Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires
1. Nota solicitando la rúbrica donde conste la razón
social, actividad, domicilio – únicamente en Capital Federal – CABA –
especificando que la rúbrica es por primera vez. Firma del empleador
certificada por autoridad judicial, escribano público, banco o concurrir el
titular personalmente con el DNI. En la misma nota autorizar a quienes
entregarán o retirarán la documentación.
2. Fotocopia inscripción CUIT.
3. Constancia de la AFIP donde conste la fecha de alta
como empleador y la actividad del mismo.
II.A. – Para las sociedades de hecho
- Nombre y apellido.
- Domicilio y copia de los documentos de identidad de los
socios.
II.B. – Para las sociedades regulares
- Adjuntar contrato social: Fotocopia certificada del
mismo o bien original y copia simple para certificar por esta Autoridad
Administrativa, el que deberá consignar además designación de autoridades y
domicilio legal autorizado.
II.C. – Para las empresas unipersonales
- Copia del documento de identidad, páginas 1, 2, 3 y
actualización de domicilio.
II.D. – Para los consorcios de propietarios
- Nota solicitando la rúbrica a nombre del consorcio
firmada por el administrador.
- Fotocopia del acta de designación del administrador o
del libro de actas.
II.E – Para la unión transitoria de empresas
- Nota dejando expresamente aclarado que las empresas que
componen la UTE asumen de manera solidaria la responsabilidad por todas las
obligaciones laborales que a su vez asuma la UTE que las agrupa. Esta
declaración deberá ser firmada por los representantes legales de cada una de
las empresas que la integran, de acuerdo con los estatutos aprobados.
- Las firmas de los representantes legales deben estar
certificadas por banco o escribano público.
III – Datos del modelo a presentar para las personas
físicas o jurídicas que rubrican por primera vez en el GCBA
- Libro de sueldo ley 20744, artículo 52.
- Razón social y actividad.
- Domicilio.
- Apellido y nombres del trabajador.
- Fecha de ingreso – Fecha de egreso.
- Estado civil.
- Nombre, apellido y parentesco de las personas que tienen
derecho a la percepción de salario familiar, remuneraciones asignadas,
deducciones practicadas y remuneraciones recibidas.
Las hojas deben numerarse a partir del 001 -o
continuación- conteniendo los siguientes datos de la empresa -razón social,
actividad, domicilio y CUIT-.
IV – Requisitos para segunda rúbrica o subsiguientes
Son los mismos que para la primera rúbrica, adjuntándose
además:
- Última hoja madre entregada por el Ministerio de Trabajo
o por esta Dirección General.
- Última hoja procesada donde figura el período liquidado.
- Las hojas nuevas deben estar numeradas en forma
correlativa a continuación de la última hoja procesada y autorizada por la Autoridad
Administrativa.
V – Conversión de los antiguos registros en papel a
microfilmación o digital
De acuerdo a la normativa vigente los libros deben ser
conservados hasta 10 años después del cese de la actividad. La resolución 70 de
la DIRIT de fecha 19/3/2001, autoriza a microfilmar los registros anteriores a
la fecha de autorización de almacenar en microfilmación los libros del artículo
52 de la LCT mes a mes. Esta posibilidad permite a las empresas lograr mayor
seguridad en el resguardo de la información ya que asegura extensa
perdurabilidad y considerable ahorro de espacio físico. Los archivos
microfilmados deben ser copia íntegra y fiel del documento original, debiendo
ser autenticados por escribano público, designado por la empresa que adopte el
sistema.
La microfilmación y los archivos históricos deben contener
los datos requeridos por la normativa vigente en la materia al tiempo de la
filmación, quedando supeditada su aprobación a la decisión de este Organismo.
Conforme la resolución (DIRIT) 70, queda prohibida la
destrucción de los registros originales sujetos a la filmación, quedando su
guarda en el ámbito que la empresa disponga, sujetos a ser inspeccionados
cuando así sea requerido.
VI – Extravío de libro manual, hojas móviles o microfichas
Requisitos
Nota firmada por el empleador con firma certificada por
escribano público, Poder Judicial, o banco informando del extravío del libro y
acompañando la siguiente información:
- Denuncia policial.
- Nómina de todo el personal incluido en el libro, hojas o
microfichas extraviado/a/s con nombre y apellido, número de CUIL, fecha de
ingreso y firma de empleado y/o cotejo de recibos de sueldo con formulario 931
de la AFIP. Este listado debe contar con un informe del contador público
independiente matriculado en la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, legalizado por
el Consejo Profesional de Ciencias Económicas de la Ciudad Autónoma de Buenos
Aires, dando cuenta que los listados de personal se corresponden con el período
extraviado.
- Fotocopia autenticada de los 6 últimos formularios 931
presentados ante la AFIP.
- En caso de sociedades regulares traer fotocopia del
contrato social o estatuto autenticado, o el original y copia simple.
- Fotocopia del CUIT indicando actividad y alta de
empleador.
- Tomo y datos del libro extraviado.
- Fotocopia de la última autorización de rúbrica anterior
a la extraviada.
VII – Modificaciones
VII.A. – Cambios en los datos de la empresa
Debe solicitarse por escrito, acreditando dicha
modificación, por ejemplo, con copia del estatuto. El trámite llevará un número
que será registrado en un libro de actas previamente rubricado. Este número es
independiente del número de inscripción que tiene la empresa. A la empresa se
la notificará del registro de dicha modificación, mediante nota de la Dirección
General de Empleo.
VII.B. – Cambios de sistema de rúbrica
Debe presentarse por nota.
Al solicitar el cambio de sistema de libro a hojas
móviles, se debe adjuntar el modelo de liquidación. Se notificará de dicha
modificación mediante nota de la Dirección General de Empleo.
Para el cambio a microfichas debe solicitarse por nota
detallando los motivos por los cuales se opta por este sistema de registro, el
cambio es autorizado por disposición de la Dirección General.
VII.C. – Cambio de domicilio
Se debe presentar por escrito y acreditar el cambio, ya
sea por estatuto o por modificación en la AFIP.
A la empresa se la notificará del registro de dicha
modificación, mediante nota de la Dirección General de Empleo.
VIII – Registro de hojas móviles
La rúbrica es efectuada con anterioridad a su uso mediante
la perforación de las mismas, debiendo hacerse la presentación ante el
Departamento de Rúbrica. La empresa deberá encuadernar las mismas para su
conservación y guarda, en un período que no exceda los tres meses o 500 hojas,
lo que resulte primero, debiendo pegar en la última un informe del contador
público independiente matriculado en la Ciudad Autónoma de Buenos Aires
legalizado por el Consejo Profesional de Ciencias Económicas de la Ciudad
Autónoma de Buenos Aires, dando cuenta que los listados autorizados se
corresponden con los habilitados por el Ente de contralor.
El límite de hojas a rubricar es de cinco mil -5000-.
IX – Libro manual – Libro de órdenes
Se debe adjuntar a la documentación a presentar el último
libro en uso o finalizado.
X – Microfichas
Los empleadores deberán presentar las microfichas para su
rúbrica en forma mensual respecto al personal mensualizado y al cierre de cada
quincena para el caso del personal jornalizado -R. (MTSS) 462/1988-, debiéndose
hacer la correspondiente presentación ante el departamento de rúbrica. La
presentación se efectúa mediante la nota suscripta por el apoderado de la
empresa. Se debe acompañar el poder correspondiente.
Una vez realizada la rúbrica de cada una de las
microfichas, se extiende un certificado de rúbrica.
Las solicitudes de rúbrica deberán contener la siguiente
información: período al cual corresponden las microfichas, foliatura del mismo
y conceptos de liquidación.
La empresa deberá proceder a la guarda de las mismas en
hojas plásticas especiales, en un período que no exceda el plazo de tres meses
o 500 hojas, lo que resulte primero, debiendo adjuntar con la última un informe
del contador público independiente matriculado en la Ciudad Autónoma de Buenos
Aires legalizado por el Consejo Profesional de Ciencias Económicas de la Ciudad
Autónoma de Buenos Aires, dando cuenta que los listados autorizados se
corresponden con los habilitados por el Ente de contralor.
La disposición dictada por la Autoridad Administrativa
será notificada fehacientemente, mediante cédula.
La empresa debe poner a disposición obligatoriamente un
lector para su lectura.
XI – Libretas de trabajadores de transporte automotor –
Decreto (PEN) 1038/1997
Las libretas de trabajo deberán ser llevadas con sus
registros permanentemente actualizados. Contendrán las fojas necesarias que
abarquen las registraciones horarias correspondientes a doce -12- meses.
El ejemplar de libreta de trabajo correspondiente al
empleador, podrá ser llevado en registro de hojas móviles numeradas
correlativamente, a través de sistemas informáticos, con las registraciones
horarias diariamente actualizadas, requiriendo para ello la previa autorización
y rúbrica por parte de la Autoridad Administrativa, debiendo estar precedido
cada conjunto de hojas por una constancia extendida por dicha Autoridad de la
que resulte su número y fecha de habilitación.
- Nota solicitando la rúbrica donde conste la razón
social, actividad, domicilio – únicamente de Capital Federal – CABA.
- Fotocopia inscripción CUIT.
- Firma del empleador certificada por autoridad judicial,
escribano público, banco o concurrir el titular personalmente con el DNI, en la
misma deberán figurar nombre y apellido del trabajador, su fecha de ingreso y
el número de CUIL.
- Adjuntar libretas con foto completas, según la normativa
vigente.
- Listado de los trabajadores en soporte magnético.
XII – Planillas de horarios
- Nota solicitando la rúbrica donde conste la razón social,
actividad, domicilio – únicamente de Capital Federal – CABA.
- Fotocopia inscripción CUIT.
- Firma del empleador certificada por autoridad judicial,
escribano público, banco o concurrir el titular personalmente con el DNI.
XII.A – Sociedades de hecho
- Nombre y apellido.
- Domicilio y DNI de los componentes.
XII.B – Sociedades regulares
- Adjuntar contrato social y fotocopia del mismo.
- Datos que deben contener las planillas:
- A) Datos de la empresa.
- B) Razón social.
- C) Domicilio.
- D) Actividad.
- E) Número de CUIT.
XII.C – Datos de los empleados
- Nombre y apellido del trabajador.
- Tarea.
- Horarios de entrada y salida.
- Días de trabajo, días de descanso, pausa -de qué hora a
qué hora-.
- Firma de cada empleado.
- Firma del titular o representante legal -al pie de la
planilla-.
- Las planillas se presentan por duplicado.
Nota:
La centralización de rúbrica no exime al empleador de
contar en cada lugar de trabajo con la documentación que, por imperio legal,
deba encontrarse en el mismo. En especial, cada jurisdicción conservará
respecto del personal cuyo registro se ha centralizado la facultad de autorizar
y/o verificar sus descansos – Resolución 168/2002 Secretaría de Trabajo.
XIII – Planillas de kilometraje
Requisitos
- Nota solicitando la rúbrica donde conste la razón
social, actividad, domicilio únicamente de Capital Federal – CABA.
- Fotocopia inscripción CUIT.
- Firma del empleador certificada por autoridad judicial,
escribano público, banco o concurrir el titular personalmente con el DNI.
- Las planillas se presentan por duplicado.
XIII.A – Sociedades de hecho
- Nombre y apellido.
- Domicilio y DNI de los componentes.
XIII.B – Sociedades regulares
- Adjuntar Contrato social y fotocopia del mismo.
XIII.C – Unipersonales
- Fotocopia de documento de identidad.
XIV – Rúbrica de etiquetas adhesivas – Sistema de
registraciones para cumplimentar disposiciones del artículo 52 de la ley 20744,
resolución (MTSS) 490
La resolución 490 del MTSS autoriza a utilizar etiquetas
adhesivas con dimensiones que permitan contener la rúbrica oficial, el tomo
correspondiente y la constancia de la continuidad de los elementos así
rubricados. La citada etiqueta será presentada por el empleador, mediante
declaración jurada en la que deberán aclararse los tomos ya rubricados y el
número del que se solicita. Dicha etiqueta deberá adherirse a la primera hoja
del tomo así rubricado, careciendo de valor el que no la tuviere.
XV – Centralización de rúbrica de documentación laboral –
Resolución 168 de la Secretaría de Trabajo de la Nación – 26/8/2002
Aquellos empleadores que desarrollen su actividad en más
de una jurisdicción podrán centralizar la rúbrica de la documentación laboral
cuando se trate de sociedades, asociaciones o entidades regularmente
constituidas: en el domicilio legal de la empresa o donde esta tenga el asiento
principal de sus negocios o la sede de su administración, siempre que en dicha
jurisdicción preste efectivo servicio al menos el 20% del personal de la
empresa al momento de solicitarse la centralización de la rúbrica. Cuando se
trata de sociedades irregulares o personas físicas podrán centralizar la
rúbrica de la documentación laboral en el asiento principal de sus negocios.
Para el caso que surja del Registro Unificado que un mismo
empleador lleva más de un juego de libros laborales en una misma jurisdicción,
la autoridad que los rubricó hará cesar esa irregularidad, sin perjuicio de las
acciones penales que pudieran tener lugar, como así también de las sanciones
administrativas que correspondan.
La centralización de rúbrica no exime al empleador de
contar en cada lugar de trabajo con la documentación que, por imperio legal,
deba encontrarse en el mismo. En especial, cada jurisdicción conservará
respecto del personal cuyo registro se ha centralizado la facultad de autorizar
y/o verificar sus descansos.
Obtenida la aprobación del trámite de centralización de
rúbrica, deberá comunicar a la Autoridad de Aplicación de la jurisdicción en la
que exista personal cuyo registro y documentación ha sido centralizado,
acompañando copia del acto administrativo y descripción del personal incluido
en la centralización.
Se debe mantener en el lugar de trabajo copia autenticada
del trámite de centralización y su aprobación, donde conste el personal que
presta servicios en cada establecimiento.
Requisitos
- Nota solicitando la centralización acreditando la
personería invocada, especificando qué tipo de rúbrica efectúa – Hojas móviles,
libro; microfichas.
- Poder autorizado del titular, certificado por autoridad
judicial, escribano público o banco, o concurrir el titular personalmente con
el DNI.
- Fotocopia del CUIT, inscripción como empleador en la
AFIP con indicación de la actividad.
- Domicilio de cada una de las sucursales, tanto en el
Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires como en otras jurisdicciones.
- Indicar lugar donde se va a centralizar la rúbrica de la
documentación indicándose si se trata del domicilio legal de la empresa o el
del asiento principal de sus negocios o la sede de la administración, siempre
que en dicha jurisdicción preste efectivo servicio al menos el 20% del personal
de la empresa al momento de solicitarse la centralización de rúbrica.
- Nómina, con carácter de declaración jurada, del personal
ocupado en cada lugar de trabajo, detallando fecha de ingreso, categoría y
número de CUIL.
- Adjuntar cinco últimos formularios 931 presentados en la
AFIP -con nómina total de trabajadores-.
XV.A – Sociedades de hecho
- Nombre y apellido.
- Domicilio y DNI de los componentes.
XV.B – Sociedades regulares
- Fotocopia certificada del estatuto social, el que deberá
consignar, además, designación de autoridades y domicilio legal actualizado.
XVI – Régimen de trabajo de los encargados de casas de
rentas – Ley 12981
XVI.A – Libreta de trabajo
Requisitos:
- Certificado de buena salud.
- Certificado de buena conducta expedido por la Policía
Federal.
- Documentos de identidad personales.
- Certificado de trabajo expedido por el empleador.
- 2 fotos 4×4 fondo blanco de frente.
- Libreta sanitaria.
XVII – Libro para la actividad rural – Ley 26727
El empleador que ocupare trabajador permanente deberá
llevar un libro especial u hojas móviles, rubricado por la Autoridad
Administrativa del Trabajo en la oficina más próxima al establecimiento o a la
sede de la administración de la empresa, en el que se consignarán:
- Nombre íntegro o razón social del empleador y su
domicilio.
- Nombre, apellido, edad, estado civil y número de
documento de identidad del trabajador.
- Fechas de ingreso y egreso del trabajador.
- Remuneración del trabajador.
Los requisitos para rubricar por primera vez, son:
1. Nota solicitando la rúbrica donde conste la razón
social, actividad, domicilio – únicamente en Capital Federal – CABA –
especificando que la rúbrica es por primera vez. Firma del empleador
certificada por autoridad judicial, escribano público, banco o concurrir el
titular personalmente con el DNI. En la misma nota autorizar a quienes
entregarán o retirarán la documentación.
2. Fotocopia inscripción CUIT.
3. Constancia de la AFIP donde conste la fecha de alta
como empleador y la actividad del mismo.
XVII.A – Para las sociedades de hecho
- Nombre y apellido.
- Domicilio y copia de los documentos de identidad de los
socios.
XVII.B – Para las sociedades regulares
- Adjuntar contrato social: Fotocopia certificada del
mismo o bien original y copia simple para certificar en el momento en la
Dirección General de Empleo.
XVII.C – Para las empresas unipersonales
- Copia del documento de identidad, páginas 1, 2, 3 y
actualización de domicilio.
XVII.D – Para la unión transitoria de empresas
- Nota dejando expresamente aclarado que las empresas que
componen la UTE asumen de manera solidaria la responsabilidad por todas las
obligaciones laborales que a su vez asuma la UTE que las agrupa. Esta
declaración deberá ser firmada por los representantes legales de cada una de
las empresas que la integran, de acuerdo con los estatutos aprobados.
- Las firmas de los representantes legales deben estar
certificadas por banco o escribano público.
XVIII – Libro de horas extraordinarias
Requisitos:
Nota solicitando rúbrica del libro de horas suplementarias
conforme lo establece la ley 11544 en su artículo 6, inciso c), debidamente
certificada por banco o escribano público. De la misma debe surgir la
acreditación de personería, la actividad, la normativa aplicable -CCT-,
domicilio en la Ciudad de Buenos Aires, formulario 931 y CUIT de la empresa.
En caso de poseer rúbrica, deberá adjuntar la copia de la
última hoja madre expedida por la autoridad competente. La misma deberá ser
suscripta por el titular o representante de la empresa.
XVIII.A – Contenido:
- Nombre y apellido del trabajador
- CUIL del trabajador
- Jornada laboral -desde y hasta-
- Salario
- Fecha en la que se llevan a cabo las horas extras,
especificando, día -lunes a domingo-
- Horario de la hora extraordinaria -desde y hasta-
- Cantidad o unidades
- Incremento -porcentaje: 50% o 100%-
- Valor de la hora
- Valor de la hora extra
- Monto liquidado
- Total de horas y total abonado
XIX – Trámites precalificados
Todo trámite de rúbrica de documentación laboral, sin
excepción, debe presentarse con el informe de “Precalificación Profesional”.
Dicho trámite está sujeto al cumplimiento de los
siguientes requisitos:
a) El pedido deberá efectuarse adjuntándose en el mismo
acto un informe o dictamen profesional precalificatorio, en el que deberá
constar, en forma circunstanciada, que el peticionante ha dado cumplimiento
debido a la totalidad de los requisitos exigidos en el presente para la
procedencia y acogimiento favorable de su solicitud.
b) El informe o dictamen profesional precalificatorio
referido deberá ser expedido por un contador público o un abogado que no tenga
relación de dependencia laboral con el peticionante a la fecha del
requerimiento.
c) La firma del profesional precalificante deberá ser
legalizada por las autoridades competentes del Consejo o el Colegio al que
pertenezca.
d) En su caso, la aprobación del pedido deberá realizarse
dentro del plazo de siete -7- días hábiles, contados a partir del día siguiente
al de su presentación.
e) La solicitud efectuada por el sistema previsto en este
apartado, no obsta en modo alguno al análisis, revisión, fiscalización y
control que a la Autoridad de Aplicación le corresponde, pudiendo en todos los
casos o cuando lo considere pertinente, efectuar las observaciones que fuere
menester para dar curso favorable al pedido. Ello así y sin perjuicio del
compromiso de la responsabilidad profesional de aquel que hubiera expedido y
suscripto el instrumento precalificatorio, la que, en su caso, se juzgará y
hará efectiva por los medios y ante las autoridades que correspondan.
XX – Registro de Empleadores de la CABA
Todo trámite deberá contar con la inscripción en el
Registro de Empleadores de la CABA.
XXI – Notificación
Todo trámite que requiera de la disposición emanada de la
Autoridad Administrativa será notificado fehacientemente, mediante cédula.
