LA AFIP COBRARA CARGAS SOCIALES SOBRE TRABAJO EN NEGRO QUE RESULTEN DE SENTENCIAS O ACUERDOS

A partir del 1 de abril entrará en vigencia lo dispuesto por la resolución General 3739 de la AFIP, que contempla la determinación de oficio de deudas por aportes y contribuciones a la seguridad social, que resulten como consecuencia de sentencias o acuerdos conciliatorios homologados referidos a los denominados “trabajos en negro” o bien por la utilización  indebida de beneficios de reducción de alícuotas de  aportes y contribuciones.

A continuación transcribimos los artículos más importantes de la norma.

  

TITULO I

SENTENCIAS LABORALES FIRMES Y ACUERDOS CONCILIATORIOS HOMOLOGADOS

 Art. 2° — En los casos en que el Juzgado interviniente comunique a esta Administración Federal una sentencia laboral firme o ejecutoriada o un acuerdo conciliatorio homologado, en el que consten la totalidad de los elementos constitutivos del hecho y la base imponible de los aportes y contribuciones de la seguridad social, si el empleador no hubiese presentado la o las declaraciones juradas determinativas —originales o rectificativas—, consignando los mencionados aportes y contribuciones omitidos por la relación objeto del juicio laboral, se procederá a liquidar e intimar los aportes y/o contribuciones adeudados, así como los accesorios que pudieren corresponder, de acuerdo con el procedimiento que se establece en el presente Capítulo.

Art. 3° — Los elementos emergentes de la sentencia comunicada, que den lugar al procedimiento que se establece en este Capítulo, son los que se indican a continuación:

a) Hecho imponible: La relación laboral mantenida entre el actor y el demandado, con la identificación del trabajador y del empleador, el tipo de contrato laboral y el período trabajado.

b) Base imponible: La remuneración devengada correspondiente a todo el período de la relación laboral.

Art. 4° — La alícuota de las contribuciones patronales omitidas, de acuerdo con lo normado por el Decreto N° 814 del 20 de Junio de 2001, será la que haya declarado correctamente el empleador de encontrarse inscripto ante esta Administración Federal o la que surja de los datos que posea este Organismo que permitan su determinación.

En el supuesto que no pudiera determinarse la alícuota aplicable, se estará a la prevista en el inciso b) del Artículo 2° del mencionado decreto.

Art. 5° — Tomando como base los elementos descriptos en los Artículos 3° y 4°, esta Administración Federal procederá a liquidar los aportes y/o contribuciones omitidos por todo el período de la relación laboral objeto del litigio, con más los intereses resarcitorios previstos en el Artículo 37 de la Ley N° 11.683, texto ordenado en 1998 y sus modificaciones, aplicará las sanciones que correspondan de acuerdo con lo normado por el Artículo 16 de la presente, e intimará al contribuyente la presentación de las declaraciones juradas —originales o rectificativas, según corresponda— y el ingreso del importe resultante, dentro del plazo de QUINCE (15) días hábiles administrativos.

Art. 6° — Contra la liquidación referida en el artículo precedente el contribuyente podrá interponer el recurso de apelación previsto en el Artículo 74 del Decreto N° 1.397 de fecha 12 de junio de 1979 y sus modificatorios.

Art. 7° — En caso de incumplimiento a la intimación cursada respecto a la presentación de la respectiva declaración jurada, se procederá a suplir de oficio la obligación omitida, en su caso emitiéndose la correspondiente boleta de deuda por el saldo deudor a los efectos previstos en el Artículo 92 y siguientes de la Ley N° 11.683, texto ordenado en 1998 y sus modificaciones.

CAPÍTULO II

SENTENCIAS LABORALES FIRMES O ACUERDOS CONCILIATORIOS HOMOLOGADOS RECONOCIENDO RELACIÓN LABORAL ENCUBIERTA, CON INSUFICIENCIA DE DATOS

Art. 8° — En los supuestos en que la comunicación formulada por el Juzgado interviniente careciera de alguno de los datos indicados en el Artículo 3°, se procederá a la determinación de oficio de los aportes y/o contribuciones omitidos, en los términos del Artículo 2° de la Ley N° 26.063 y del Artículo 11 de la Ley N° 18.820, a cuyo efecto regirá exclusivamente el procedimiento que se detalla en el Anexo que se aprueba y forma parte de la presente, aplicando las sanciones que correspondan de acuerdo con lo normado por la Resolución General N° 1.566, texto sustituido en 2010 y sus modificatorias y, en su caso, las reducciones que correspondan atendiendo las particularidades de este procedimiento.

Art. 9° — A los fines indicados en el artículo precedente, para la determinación de oficio se tendrá en cuenta lo siguiente:

a) El período de la relación laboral será el informado por el Tribunal.

b) La remuneración imponible se estimará proyectando la que hubiera sido tenida en cuenta por el Juzgado para liquidar las indemnizaciones laborales o las remuneraciones básicas de convenio, en los términos del inciso d) del Artículo 5° de la Ley N° 26.063, o el Salario Mínimo Vital y Móvil (SMVM), el que sea mayor.

c) La alícuota de las contribuciones patronales aplicable se determinará de acuerdo con lo indicado en el Artículo 4°.

Art. 10. — Cuando el Tribunal laboral interviniente comunicara a esta Administración Federal la homologación de un acuerdo conciliatorio —liberatorio o transaccional— sin reconocer hechos ni derechos, se tendrá en cuenta su carácter indiciario y se cargará la información dentro de los planes generales de fiscalización del Organismo, aplicando, en su caso, los procedimientos generales vigentes.

TÍTULO II

UTILIZACIÓN INDEBIDA DE BENEFICIOS DE REDUCCIÓN DE ALÍCUOTAS DE APORTES Y/O CONTRIBUCIONES

Art. 11. — En los casos en que de las constancias obrantes en este Organismo surja que mediante la falsa declaración o adulteración de datos respecto de los empleados o del empleador, un contribuyente o responsable, en su declaración jurada determinativa de los recursos de la seguridad social, haya invocado un beneficio de reducción en las alícuotas de aportes y/o contribuciones, se procederá a la determinación de oficio de los aportes y/o contribuciones omitidos, en los términos del Artículo 2° de la Ley N° 26.063 y del Artículo 11 de la Ley N° 18.820, y a la aplicación de las sanciones que correspondan de acuerdo con lo normado por la Resolución General N° 1.566, texto sustituido en 2010 y sus modificatorias, a cuyo efecto regirá exclusivamenteel procedimiento que se detalla en el Anexo de la presente.

Art. 12. — La determinación de oficio indicada en el artículo precedente consistirá en la liquidación de las diferencias entre los aportes y/o contribuciones declarados por el empleador y los que efectivamente correspondan, de acuerdo con la información con que cuente esta Administración Federal, suministrada por el contribuyente o por terceros.

Art. 13. — Cuando con posterioridad a que una liquidación realizada de acuerdo con lo indicado en el artículo anterior hubiere quedado firme, se detecte que el empleador, por períodos posteriores, ha continuado usufructuando en forma indebida el mismo beneficio —que fuera objeto de la mencionada liquidación, existiendo identidad de sujeto, objeto y causa— esta Administración Federal procederá a liquidar las diferencias resultantes, con más los intereses resarcitorios previstos en el Artículo 37 de la Ley N° 11.683, texto ordenado en 1998 y sus modificaciones, aplicará las sanciones que correspondan de acuerdo con lo normado por el Artículo 16 de la presente, e intimará al contribuyente la presentación de las declaraciones juradas rectificativas y el ingreso del importe resultante, dentro del plazo de QUINCE (15) días hábiles administrativos.

Art. 14. — Contra la liquidación referida en el artículo precedente el contribuyente podrá interponer el recurso de apelación previsto en el Artículo 74 del Decreto N° 1.397/79 y sus modificatorios.

Art. 15. — En caso de incumplimiento a la intimación cursada respecto a la presentación de la respectiva declaración jurada, una vez consentida la liquidación o, en su caso, dictada la resolución rechazando la apelación, se procederá a suplir de oficio la obligación omitida, emitiéndose, de corresponder, la boleta de deuda por el saldo deudor a los efectos previstos en el Artículo 92 y siguientes de la Ley N° 11.683, texto ordenado en 1998 y sus modificaciones.

El resto de la normativa se refiere a infracciones y sanciones, determinaciones dedeuda, notificaciones e impugnaciones y apelaciones.

EL DESCUENTO DE DIAS POR ENFERMEDAD NO COMPROBADA NO DA LUGAR A CONSIDERARSE DESPEDIDO

El trabajador no puede considerarse despedido porque se le descontaron los haberes de días que alegó que estaba con licencia médica, pero se negó a concurrir al servicio médico de la empleadora.

En este caso el empleado se hallaba con una licencia médica por trastornos psicológicos, pero al vencer aquella, alegó que no podía reintegrarse a su trabajo pero no presentó certificados médicos y manifestó que no podía concurrir al médico designado por la empresa. En consecuencia la empleadora le descontó los días que faltó, agraviándose el trabajador que ante la deducción de los haberes señalados, se consideró despedido por culpa de la empresa.

El caso fue tratado en autos “Del Valle Mirta Graciela c/Asociación Civil Educación Popular s/despido”, habiendo el juez de primera instancia rechazado la pretensión de la trabajadora por lo que el expediente, en apelación, arribó a la sala VII de la Cámara Nacional de Apelaciones del Trabajo.

Los camaristas, tras analizar la demanda, la contestación de la empleadora y la prueba sustanciada, expresaron que la trabajadora no produjo prueba alguna tendiente a acreditar qué causas le impedían someterse al control médico del servicio indicado por la demandada, debido a que “cabía esperar que la actora acreditara debidamente que contaba con licencia otorgada por su médica psicoanalista en la fecha en cuestión, aspecto que no se ha cumplido.”

Luego, los jueces señalaron que “no puede obviarse en este caso la obligación del dependiente de informar las ausencias, de acompañar certificados médicos que las justifiquen, y de someterse a los controles para los que está expresamente autorizado el empleador, en especial cuando como en el caso en examen estamos en presencia de licencias prolongadas, que se venían extendiendo desde prácticamente un año”.

En consecuencia el fallo de segunda instancia  fue adverso a la pretensión de la trabajadora porque, según los magistrados, la empleada “no se condujo en este caso con el debido respeto al deber de buena fe que rige para ambas partes, también en ocasión de la extinción del contrato”.

Como vemos los jueces dictaminaron que el hecho de que la trabajadora no se presentara al control de su enfermedad por parte del profesional designado por la empleadora, justificó el descuento de los días no justificados. Por lo tanto la sentencia rechazó la conducta de la trabajadora que optó por considerar los hechos suficientemente agraviantes para considerarse despedida.

EL ARTE DE SABER DECIR "NO"

Una de las principales aptitudes que debe desarrollar el hombre de Recursos Humanos, y toda persona que tenga personal a cargo, es ser equitativo en todos las decisiones que deba tomar, aún en las más sencillas porque siempre será responsable de las consecuencias que genere en las relaciones entre el personal.

Aunque parezca muy sencillo en la práctica a muchas personas les cuesta decir que “no”, especialmente cuando la relación es cotidiana y cara a cara. Es muy importante tener conciencia que un “no” –cuando corresponda y pueda ser correctamente fundamentado- es más educativo y ayudará a implementar y confirmar políticas que sea necesario aplicar a toda la dotación en aras de un objetivo prefijado.

Seguramente es más fácil y simpático decir que “sí” y evitar el “mal momento” de efectuar una negación pero conceder algo que no corresponde seguramente minará la autoridad del jefe ante los demás trabajadores que verán como una injusticia o un privilegio que se concede a un compañero, violando una norma o política o, lo que es peor, cometiendo una injusticia si anteriormente alguno de ellos recibió ante un pedido similar una negación.

De todas formas en el ejercicio de los “no” y los “si”, hay que ser muy cuidadoso. Hay aspectos a considerar. No hay que ser inflexible en forma extremista y por otra parte se debe evitar una respuesta abierta porque generará expectativas que al no concretarse harán más daño que un “no” inmediato. Asimismo el ejercicio de la equiedad significa no ser dogmático y aplicar el principio  “la excepción confirma la regla”.

A algunas personas le resulta fácil decir que no. Es comprensible que para determinadas personalidades es más sencillo aplicar a rajatabla una norma y si esta dice blanco y estamos ante un muy ligero gris automáticamente dicen “no”. Es más complejo y díficil analizar si el ligero gris no viola la esencia de la norma, o si el comportamiento, los conocimientos y los logros del peticionante no avalan conceder un “si”. En este caso seguramente decir “si” es más equitativo que decir “no”, pues el “si” estará fundamentado en la conducta, actitud y aptitudes, del muy buen empleado que merece por su desempeño la excepción. Más, esta excepción motivará al empleado en cuestión y debería ser vista por sus compañeros como un beneficio justo a quien se merece una especial consideración o un premio.

También es necesario evitar, cuando nuestra respuesta es abierta o neutra, crear una falsa expectativa que generará el crecimiento de la esperanza, cuando en realidad deberíamos haber cortado de cuajo el pedido por inaceptable. Esta expectativa creará en el peticionante un campo de posibilidades y potencialidades que luego, al no concretarse generará enojos y frustraciones que entorpecerán gratuitamente el clima laboral, y podrían haberse evitado con un oportuno “no”. En definitiva la equiedad debe preceder la emisión del “si” o “no”.

ES NECESARIO QUE EL TRABAJADOR FIRME EL RECIBO DE LIQUIDACION FINAL

                                                                                

Es imprescindible que el trabajador firme el recibo de la liquidación final, aunque el importe haya sido  depositado en la cuenta bancaria.

Muchas empresas pagan la liquidación de sueldos final en caso de desvinculación –renuncia o despido- efectuando un depósito en la cuenta bancaria sueldo del  trabajador y se despreocupan de hacer firmar el recibo de sueldo exigido por el art. 138 de la LCT, que dice:

“Todo pago en concepto de salario u otra forma de remuneración deberá instrumentarse mediante recibo firmado por el trabajador, o en las condiciones del art. 59 de esta ley, si fuese el caso, los que deberán ajustarse en su forma y contenido, a las disposiciones siguientes”.

No contar con el recibo de la liquidación final firmado por el empleado puede acarrear, sobretodo en el caso de despidos, complicaciones y hasta, eventualmente, que la Justicia entienda que no está acreditado el pago con la consecuencia de efectuar el pago dos veces. Veamos como ejemplo el fallo de la sala II de la Cámara Nacional de Apelaciones del Trabajo, en los autos caratulados “Valdés, Ramona Graciela c/Gas Nea S. A. s/despido”.

En este caso el empleador, que no disponía del recibo de la liquidación final firmado por la trabajadora, argumentó que realizó el pago  mediante un depósito en la cuenta sueldos del trabajador en el banco de Galicia. Al respecto la sentencia manifiesta “Cierto es que la ley , mediante lo dispuesto en el art. 124 de la LCT, habilita también la prueba del pago a través de la acreditación en cuenta abierta a nombre del trabajador en entidad bancaria, pero cabe aclarar que tampoco obra en la causa, constancias documentadas que acrediten dicha circunstancia. El documento obrante a fs  33, que Gas Nea S.A. pretende introducir como un elemento determinante del pago de la liquidación final e indemnizaciones provenientes del despido, aparece como un mero “resumen de liquidación” que tampoco cuenta con la firma de la trabajadora, siendo en tal circunstancia lógico y coherente el desconocimiento que, dicha pieza, efectúa Váldez”.

Asimismo el fallo prosigue “la aislada manifestación vertida por la perito contadora, en el sentido de que le habría sido exhibida una carta presentada al Banco Galicia donde se solicitaba la transferencia del monto liquidado a la caja de ahorro de la actora…,resulta por demás insuficiente e ineficaz para acreditar el pago de la misma mediante el sistema de bancarización, como pretende la recurrente, máxime cuando tal documentación ni siquiera fue acompañada a la causa por la demandada, ni se intentó lograr información por parte de la entidad bancaria interviniente” y agrega “cabe aclarar que el  hecho de haber efectivizado el pago de los aportes previsionales por dicho período, en modo alguno resulta demostrativo de la cancelación del pago en cuestión”.

Como podemos concluir no sólo es importante abonar la liquidación de sueldo final, sino lo que  es más asegurarse que el trabajador firme el recibo correspondiente. Teniendo en cuenta esta situación no son pocos los  Departamento de Recursos Humanos que prefieren abonar esta liquidación  en efectivo para de esta forma asegurarse las firmas del recibo de sueldo y la documentación laboral de egreso (certificados  de trabajo, detalle de retenciones de impuesto a las ganancias, etc). Esta opción tiene sus ventajas y un punto relativamente disvalioso que se produce cuando el trabajador despedido, aconsejado por su abogado, decide no cobrar la liquidación final. En este caso, y por eso decimos relativamente, el empleador deberá consignar judicialmente el valor de la liquidación final para evitar multas e intereses.

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EL DESPIDO VERBAL ES SIEMPRE SIN CAUSA

 

El despido con causa debe notificarse por escrito,  pues no hacerlo de esta forma lo convierte en un despido válido pero sin causa,  generando  el  pago de las indemnizaciones correspondientes.

El caso fue tratado por la Sala V de la Cámara Nacional de Apelaciones del Trabajo, en los autos caratulados “Casagrande Rodrigo Matías c/Qualfon de Argentina  S.A. s/despido”.  Los hechos se desarrollaron el día  4 de enero,  cuando el empleado se presentó a trabajar y le fueron negadas tareas y su jefe inmediato le  imputó  presuntas faltas manifestándole en forma verbal que quedaba despedido con causa. El trabajador se retiró de la empresa y, recién  tres días después, el  7 de enero, el empleador despachó un telegrama, que fue recibido el día 10 de enero,  notificando el distracto.

Los camaristas, al analizar cómo ocurrieron los hechos  manifestaron   “no cabe duda que el despido se dispuso y se comunicó al actor el día 4 de enero de 2008 y de manera verbal -esto es, sin expresión de causa”, agregando  “la invocación de causa de despido que la demandada plasmó en la carta documento despachada el  7 de enero y recibida el 10, resulta extemporánea y conspira contra el principio establecido por el art. 243 RCT”.

El mencionado artículo de la Ley de Contrato de Trabajo dice:

“El despido por justa causa dispuesto por el empleador como la denuncia del contrato de trabajo fundada en justa causa que hiciera el trabajador, deberán comunicarse por escrito, con expresión suficientemente clara de los motivos en que se funda la ruptura del contrato. Ante la demanda que promoviere la parte interesada no se admitirá la modificación de la causal de despido consignada en las comunicaciones antes referidas.”

“El despido del actor -concluyeron los jueces- se perfeccionó el día que le fue comunicado verbalmente”  y prosiguieron “no correspondía analizar el despido producido el 4 de enero de 2008 a la luz de una causal invocada recién el día 7, porque el perfeccionamiento de aquel se produjo cuando dicha decisión extintiva ingresó inequívocamente a la esfera de conocimiento del actor y, en esto las partes están contestes en que se produjo el día 4 de enero de 2008."

Como corolario, se puede afirmar que los profesionales de Recursos Humanos deben tener presente que en el  caso de despidos con causa debe eliminarse la posibilidad de hacerlo en forma verbal. En estos casos es imprescindible efectuar la comunicación por escrito expresando detalladamente y sin dejar lugar a dudas, los hechos y conductas que justifican el distracto. Comunicación que debe notificarse –mediante entrega de un ejemplar y la firma de recepción-, aunque en realidad lo aconsejable es optar por la comunicación mediante un despacho telegráfico.

LAS NORMAS QUE REGULAN LA DOCUMENTACION LABORAL EN LA CABA

Siempre es oportuno recordar las principales disposiciones que regulan la documentación laboral empresaria que rige en la Ciudad Autónoma de Buenos Aires.

Se hace pertinente releer la principal norma, que fue reformada  hace apenas pocos días (Boletín Oficial del 15/01/2015), siendo la temática y el capítulo respectivo, el siguiente:

I – Documentación laboral sujeta a rúbrica, II – Requisitos que deben cumplir las empresas que rubrican por primera vez, III – Datos del modelo a presentar para las personas físicas o jurídicas, IV – Requisitos para segunda rúbrica o subsiguientes, V – Conversión de los antiguos registros en papel a microfilmación o digital, VI – Extravío de libro manual, hojas móviles o microfichas, VII.A. – Cambios en los datos de la empresa, VII.B. – Cambios de sistema de rúbrica, VII.C. – Cambio de domicilio, VIII – Registro de hojas móviles, IX – Libro manual – Libro de órdenes, X – Microfichas, XI – Libretas de trabajadores de transporte automotor – Decreto (PEN) 1038/1997, XII – Planillas de horarios, X – Datos de los empleados, XIII – Planillas de kilometraje, XIII – Rúbrica de etiquetas adhesivas – Sistema de registraciones para cumplimentar disposiciones del artículo 52 de la ley 20744, resolución (MTSS) 490, XV – Centralización de rúbrica de documentación laboral – Resolución 168 de la Secretaría de Trabajo de la Nación – 26/8/2002, XVI – Régimen de trabajo de los encargados de casas de rentas – Ley 12981, XVII – Libro para la actividad rural – Ley 26727, XVIII – Libro de horas extraordinarias, XIX – Trámites precalificados, XX – Registro de Empleadores de la CABA, XXI – Notificación,

A continuación se transcribe el texto completo de la norma:

DISPOSICIÓN (DGE Bs. As. cdad.) 969/2014 | Policía laboral. Ciudad Autónoma de Buenos Aires. Rúbrica de libros y documentación laboral. Requisitos y modalidades

JURISDICCIÓN: Buenos Aires (Ciudad)
ORGANISMO: Dir. Gral. de Empleo
FECHA: 22/12/2014
BOL. OFICIAL: 12/01/2015

Art. 1 – Déjese sin efecto la disposición (GCABA-DGPDT) 263/2003.

Art. 2 – Establézcanse los requisitos y modalidades operativas a los que quedan sujetos los pedidos de rúbrica de documentación laboral determinados en el Anexo I -DI-2014-18446155-DGEMP- y que forman parte integrante de esta.

Art. 3 – La presente disposición comenzará a regir a partir del 1 de enero del año 2015.

Art. 4 – De forma.

ANEXO

I – Documentación laboral sujeta a rúbrica

1. Libro especial de sueldos y jornales – Ley 20744 artículo 52 – Libro manual – Hojas móviles -microfichas-.

2. Libro para la pequeña y mediana empresa.

3. Libro para peluqueros.

4. Libro de órdenes para los trabajadores de casa de renta.

5. Libro de altas y bajas para la actividad gastronómica.

6. Libro para la actividad bancaria – horas extras.

7. Libro de altas y bajas para la actividad de la sanidad.

8. Libro de viajantes de comercio – Libros / hojas móviles / microfichas.

9. Libro para la actividad rural.

10. Planillas de horarios para el personal femenino.

11. Planillas de kilometraje.

12. Libretas de trabajadores de casa de rentas.

13. Libretas de trabajadores automotor de pasajeros.

14. Obleas de transporte – Sistema de registros para cumplimentar artículo 52 ley 20744.

15. Libro de horas suplementarias.

16. Libros trabajo a domicilio – Ley 12713.

II – Requisitos que deben cumplir las empresas que rubrican por primera vez ante el Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires

1. Nota solicitando la rúbrica donde conste la razón social, actividad, domicilio – únicamente en Capital Federal – CABA – especificando que la rúbrica es por primera vez. Firma del empleador certificada por autoridad judicial, escribano público, banco o concurrir el titular personalmente con el DNI. En la misma nota autorizar a quienes entregarán o retirarán la documentación.

2. Fotocopia inscripción CUIT.

3. Constancia de la AFIP donde conste la fecha de alta como empleador y la actividad del mismo.

II.A. – Para las sociedades de hecho

- Nombre y apellido.

- Domicilio y copia de los documentos de identidad de los socios.

II.B. – Para las sociedades regulares

- Adjuntar contrato social: Fotocopia certificada del mismo o bien original y copia simple para certificar por esta Autoridad Administrativa, el que deberá consignar además designación de autoridades y domicilio legal autorizado.

II.C. – Para las empresas unipersonales

- Copia del documento de identidad, páginas 1, 2, 3 y actualización de domicilio.

II.D. – Para los consorcios de propietarios

- Nota solicitando la rúbrica a nombre del consorcio firmada por el administrador.

- Fotocopia del acta de designación del administrador o del libro de actas.

II.E – Para la unión transitoria de empresas

- Nota dejando expresamente aclarado que las empresas que componen la UTE asumen de manera solidaria la responsabilidad por todas las obligaciones laborales que a su vez asuma la UTE que las agrupa. Esta declaración deberá ser firmada por los representantes legales de cada una de las empresas que la integran, de acuerdo con los estatutos aprobados.

- Las firmas de los representantes legales deben estar certificadas por banco o escribano público.

III – Datos del modelo a presentar para las personas físicas o jurídicas que rubrican por primera vez en el GCBA

- Libro de sueldo ley 20744, artículo 52.

- Razón social y actividad.

- Domicilio.

- Apellido y nombres del trabajador.

- Fecha de ingreso – Fecha de egreso.

- Estado civil.

- Nombre, apellido y parentesco de las personas que tienen derecho a la percepción de salario familiar, remuneraciones asignadas, deducciones practicadas y remuneraciones recibidas.

Las hojas deben numerarse a partir del 001 -o continuación- conteniendo los siguientes datos de la empresa -razón social, actividad, domicilio y CUIT-.

IV – Requisitos para segunda rúbrica o subsiguientes

Son los mismos que para la primera rúbrica, adjuntándose además:

- Última hoja madre entregada por el Ministerio de Trabajo o por esta Dirección General.

- Última hoja procesada donde figura el período liquidado.

- Las hojas nuevas deben estar numeradas en forma correlativa a continuación de la última hoja procesada y autorizada por la Autoridad Administrativa.

V – Conversión de los antiguos registros en papel a microfilmación o digital

De acuerdo a la normativa vigente los libros deben ser conservados hasta 10 años después del cese de la actividad. La resolución 70 de la DIRIT de fecha 19/3/2001, autoriza a microfilmar los registros anteriores a la fecha de autorización de almacenar en microfilmación los libros del artículo 52 de la LCT mes a mes. Esta posibilidad permite a las empresas lograr mayor seguridad en el resguardo de la información ya que asegura extensa perdurabilidad y considerable ahorro de espacio físico. Los archivos microfilmados deben ser copia íntegra y fiel del documento original, debiendo ser autenticados por escribano público, designado por la empresa que adopte el sistema.

La microfilmación y los archivos históricos deben contener los datos requeridos por la normativa vigente en la materia al tiempo de la filmación, quedando supeditada su aprobación a la decisión de este Organismo.

Conforme la resolución (DIRIT) 70, queda prohibida la destrucción de los registros originales sujetos a la filmación, quedando su guarda en el ámbito que la empresa disponga, sujetos a ser inspeccionados cuando así sea requerido.

VI – Extravío de libro manual, hojas móviles o microfichas

Requisitos

Nota firmada por el empleador con firma certificada por escribano público, Poder Judicial, o banco informando del extravío del libro y acompañando la siguiente información:

- Denuncia policial.

- Nómina de todo el personal incluido en el libro, hojas o microfichas extraviado/a/s con nombre y apellido, número de CUIL, fecha de ingreso y firma de empleado y/o cotejo de recibos de sueldo con formulario 931 de la AFIP. Este listado debe contar con un informe del contador público independiente matriculado en la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, legalizado por el Consejo Profesional de Ciencias Económicas de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, dando cuenta que los listados de personal se corresponden con el período extraviado.

- Fotocopia autenticada de los 6 últimos formularios 931 presentados ante la AFIP.

- En caso de sociedades regulares traer fotocopia del contrato social o estatuto autenticado, o el original y copia simple.

- Fotocopia del CUIT indicando actividad y alta de empleador.

- Tomo y datos del libro extraviado.

- Fotocopia de la última autorización de rúbrica anterior a la extraviada.

VII – Modificaciones

VII.A. – Cambios en los datos de la empresa

Debe solicitarse por escrito, acreditando dicha modificación, por ejemplo, con copia del estatuto. El trámite llevará un número que será registrado en un libro de actas previamente rubricado. Este número es independiente del número de inscripción que tiene la empresa. A la empresa se la notificará del registro de dicha modificación, mediante nota de la Dirección General de Empleo.

VII.B. – Cambios de sistema de rúbrica

Debe presentarse por nota.

Al solicitar el cambio de sistema de libro a hojas móviles, se debe adjuntar el modelo de liquidación. Se notificará de dicha modificación mediante nota de la Dirección General de Empleo.

Para el cambio a microfichas debe solicitarse por nota detallando los motivos por los cuales se opta por este sistema de registro, el cambio es autorizado por disposición de la Dirección General.

VII.C. – Cambio de domicilio

Se debe presentar por escrito y acreditar el cambio, ya sea por estatuto o por modificación en la AFIP.

A la empresa se la notificará del registro de dicha modificación, mediante nota de la Dirección General de Empleo.

VIII – Registro de hojas móviles

La rúbrica es efectuada con anterioridad a su uso mediante la perforación de las mismas, debiendo hacerse la presentación ante el Departamento de Rúbrica. La empresa deberá encuadernar las mismas para su conservación y guarda, en un período que no exceda los tres meses o 500 hojas, lo que resulte primero, debiendo pegar en la última un informe del contador público independiente matriculado en la Ciudad Autónoma de Buenos Aires legalizado por el Consejo Profesional de Ciencias Económicas de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, dando cuenta que los listados autorizados se corresponden con los habilitados por el Ente de contralor.

El límite de hojas a rubricar es de cinco mil -5000-.

IX – Libro manual – Libro de órdenes

Se debe adjuntar a la documentación a presentar el último libro en uso o finalizado.

X – Microfichas

Los empleadores deberán presentar las microfichas para su rúbrica en forma mensual respecto al personal mensualizado y al cierre de cada quincena para el caso del personal jornalizado -R. (MTSS) 462/1988-, debiéndose hacer la correspondiente presentación ante el departamento de rúbrica. La presentación se efectúa mediante la nota suscripta por el apoderado de la empresa. Se debe acompañar el poder correspondiente.

Una vez realizada la rúbrica de cada una de las microfichas, se extiende un certificado de rúbrica.

Las solicitudes de rúbrica deberán contener la siguiente información: período al cual corresponden las microfichas, foliatura del mismo y conceptos de liquidación.

La empresa deberá proceder a la guarda de las mismas en hojas plásticas especiales, en un período que no exceda el plazo de tres meses o 500 hojas, lo que resulte primero, debiendo adjuntar con la última un informe del contador público independiente matriculado en la Ciudad Autónoma de Buenos Aires legalizado por el Consejo Profesional de Ciencias Económicas de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, dando cuenta que los listados autorizados se corresponden con los habilitados por el Ente de contralor.

La disposición dictada por la Autoridad Administrativa será notificada fehacientemente, mediante cédula.

La empresa debe poner a disposición obligatoriamente un lector para su lectura.

XI – Libretas de trabajadores de transporte automotor – Decreto (PEN) 1038/1997

Las libretas de trabajo deberán ser llevadas con sus registros permanentemente actualizados. Contendrán las fojas necesarias que abarquen las registraciones horarias correspondientes a doce -12- meses.

El ejemplar de libreta de trabajo correspondiente al empleador, podrá ser llevado en registro de hojas móviles numeradas correlativamente, a través de sistemas informáticos, con las registraciones horarias diariamente actualizadas, requiriendo para ello la previa autorización y rúbrica por parte de la Autoridad Administrativa, debiendo estar precedido cada conjunto de hojas por una constancia extendida por dicha Autoridad de la que resulte su número y fecha de habilitación.

- Nota solicitando la rúbrica donde conste la razón social, actividad, domicilio – únicamente de Capital Federal – CABA.

- Fotocopia inscripción CUIT.

- Firma del empleador certificada por autoridad judicial, escribano público, banco o concurrir el titular personalmente con el DNI, en la misma deberán figurar nombre y apellido del trabajador, su fecha de ingreso y el número de CUIL.

- Adjuntar libretas con foto completas, según la normativa vigente.

- Listado de los trabajadores en soporte magnético.

XII – Planillas de horarios

- Nota solicitando la rúbrica donde conste la razón social, actividad, domicilio – únicamente de Capital Federal – CABA.

- Fotocopia inscripción CUIT.

- Firma del empleador certificada por autoridad judicial, escribano público, banco o concurrir el titular personalmente con el DNI.

XII.A – Sociedades de hecho

- Nombre y apellido.

- Domicilio y DNI de los componentes.

XII.B – Sociedades regulares

- Adjuntar contrato social y fotocopia del mismo.

- Datos que deben contener las planillas:

- A) Datos de la empresa.

- B) Razón social.

- C) Domicilio.

- D) Actividad.

- E) Número de CUIT.

XII.C – Datos de los empleados

- Nombre y apellido del trabajador.

- Tarea.

- Horarios de entrada y salida.

- Días de trabajo, días de descanso, pausa -de qué hora a qué hora-.

- Firma de cada empleado.

- Firma del titular o representante legal -al pie de la planilla-.

- Las planillas se presentan por duplicado.

Nota:

La centralización de rúbrica no exime al empleador de contar en cada lugar de trabajo con la documentación que, por imperio legal, deba encontrarse en el mismo. En especial, cada jurisdicción conservará respecto del personal cuyo registro se ha centralizado la facultad de autorizar y/o verificar sus descansos – Resolución 168/2002 Secretaría de Trabajo.

XIII – Planillas de kilometraje

Requisitos

- Nota solicitando la rúbrica donde conste la razón social, actividad, domicilio únicamente de Capital Federal – CABA.

- Fotocopia inscripción CUIT.

- Firma del empleador certificada por autoridad judicial, escribano público, banco o concurrir el titular personalmente con el DNI.

- Las planillas se presentan por duplicado.

XIII.A – Sociedades de hecho

- Nombre y apellido.

- Domicilio y DNI de los componentes.

XIII.B – Sociedades regulares

- Adjuntar Contrato social y fotocopia del mismo.

XIII.C – Unipersonales

- Fotocopia de documento de identidad.

XIV – Rúbrica de etiquetas adhesivas – Sistema de registraciones para cumplimentar disposiciones del artículo 52 de la ley 20744, resolución (MTSS) 490

La resolución 490 del MTSS autoriza a utilizar etiquetas adhesivas con dimensiones que permitan contener la rúbrica oficial, el tomo correspondiente y la constancia de la continuidad de los elementos así rubricados. La citada etiqueta será presentada por el empleador, mediante declaración jurada en la que deberán aclararse los tomos ya rubricados y el número del que se solicita. Dicha etiqueta deberá adherirse a la primera hoja del tomo así rubricado, careciendo de valor el que no la tuviere.

XV – Centralización de rúbrica de documentación laboral – Resolución 168 de la Secretaría de Trabajo de la Nación – 26/8/2002

Aquellos empleadores que desarrollen su actividad en más de una jurisdicción podrán centralizar la rúbrica de la documentación laboral cuando se trate de sociedades, asociaciones o entidades regularmente constituidas: en el domicilio legal de la empresa o donde esta tenga el asiento principal de sus negocios o la sede de su administración, siempre que en dicha jurisdicción preste efectivo servicio al menos el 20% del personal de la empresa al momento de solicitarse la centralización de la rúbrica. Cuando se trata de sociedades irregulares o personas físicas podrán centralizar la rúbrica de la documentación laboral en el asiento principal de sus negocios.

Para el caso que surja del Registro Unificado que un mismo empleador lleva más de un juego de libros laborales en una misma jurisdicción, la autoridad que los rubricó hará cesar esa irregularidad, sin perjuicio de las acciones penales que pudieran tener lugar, como así también de las sanciones administrativas que correspondan.

La centralización de rúbrica no exime al empleador de contar en cada lugar de trabajo con la documentación que, por imperio legal, deba encontrarse en el mismo. En especial, cada jurisdicción conservará respecto del personal cuyo registro se ha centralizado la facultad de autorizar y/o verificar sus descansos.

Obtenida la aprobación del trámite de centralización de rúbrica, deberá comunicar a la Autoridad de Aplicación de la jurisdicción en la que exista personal cuyo registro y documentación ha sido centralizado, acompañando copia del acto administrativo y descripción del personal incluido en la centralización.

Se debe mantener en el lugar de trabajo copia autenticada del trámite de centralización y su aprobación, donde conste el personal que presta servicios en cada establecimiento.

Requisitos

- Nota solicitando la centralización acreditando la personería invocada, especificando qué tipo de rúbrica efectúa – Hojas móviles, libro; microfichas.

- Poder autorizado del titular, certificado por autoridad judicial, escribano público o banco, o concurrir el titular personalmente con el DNI.

- Fotocopia del CUIT, inscripción como empleador en la AFIP con indicación de la actividad.

- Domicilio de cada una de las sucursales, tanto en el Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires como en otras jurisdicciones.

- Indicar lugar donde se va a centralizar la rúbrica de la documentación indicándose si se trata del domicilio legal de la empresa o el del asiento principal de sus negocios o la sede de la administración, siempre que en dicha jurisdicción preste efectivo servicio al menos el 20% del personal de la empresa al momento de solicitarse la centralización de rúbrica.

- Nómina, con carácter de declaración jurada, del personal ocupado en cada lugar de trabajo, detallando fecha de ingreso, categoría y número de CUIL.

- Adjuntar cinco últimos formularios 931 presentados en la AFIP -con nómina total de trabajadores-.

XV.A – Sociedades de hecho

- Nombre y apellido.

- Domicilio y DNI de los componentes.

XV.B – Sociedades regulares

- Fotocopia certificada del estatuto social, el que deberá consignar, además, designación de autoridades y domicilio legal actualizado.

XVI – Régimen de trabajo de los encargados de casas de rentas – Ley 12981

XVI.A – Libreta de trabajo

Requisitos:

- Certificado de buena salud.

- Certificado de buena conducta expedido por la Policía Federal.

- Documentos de identidad personales.

- Certificado de trabajo expedido por el empleador.

- 2 fotos 4×4 fondo blanco de frente.

- Libreta sanitaria.

XVII – Libro para la actividad rural – Ley 26727

El empleador que ocupare trabajador permanente deberá llevar un libro especial u hojas móviles, rubricado por la Autoridad Administrativa del Trabajo en la oficina más próxima al establecimiento o a la sede de la administración de la empresa, en el que se consignarán:

- Nombre íntegro o razón social del empleador y su domicilio.

- Nombre, apellido, edad, estado civil y número de documento de identidad del trabajador.

- Fechas de ingreso y egreso del trabajador.

- Remuneración del trabajador.

Los requisitos para rubricar por primera vez, son:

1. Nota solicitando la rúbrica donde conste la razón social, actividad, domicilio – únicamente en Capital Federal – CABA – especificando que la rúbrica es por primera vez. Firma del empleador certificada por autoridad judicial, escribano público, banco o concurrir el titular personalmente con el DNI. En la misma nota autorizar a quienes entregarán o retirarán la documentación.

2. Fotocopia inscripción CUIT.

3. Constancia de la AFIP donde conste la fecha de alta como empleador y la actividad del mismo.

XVII.A – Para las sociedades de hecho

- Nombre y apellido.

- Domicilio y copia de los documentos de identidad de los socios.

XVII.B – Para las sociedades regulares

- Adjuntar contrato social: Fotocopia certificada del mismo o bien original y copia simple para certificar en el momento en la Dirección General de Empleo.

XVII.C – Para las empresas unipersonales

- Copia del documento de identidad, páginas 1, 2, 3 y actualización de domicilio.

XVII.D – Para la unión transitoria de empresas

- Nota dejando expresamente aclarado que las empresas que componen la UTE asumen de manera solidaria la responsabilidad por todas las obligaciones laborales que a su vez asuma la UTE que las agrupa. Esta declaración deberá ser firmada por los representantes legales de cada una de las empresas que la integran, de acuerdo con los estatutos aprobados.

- Las firmas de los representantes legales deben estar certificadas por banco o escribano público.

XVIII – Libro de horas extraordinarias

Requisitos:

Nota solicitando rúbrica del libro de horas suplementarias conforme lo establece la ley 11544 en su artículo 6, inciso c), debidamente certificada por banco o escribano público. De la misma debe surgir la acreditación de personería, la actividad, la normativa aplicable -CCT-, domicilio en la Ciudad de Buenos Aires, formulario 931 y CUIT de la empresa.

En caso de poseer rúbrica, deberá adjuntar la copia de la última hoja madre expedida por la autoridad competente. La misma deberá ser suscripta por el titular o representante de la empresa.

XVIII.A – Contenido:

- Nombre y apellido del trabajador

- CUIL del trabajador

- Jornada laboral -desde y hasta-

- Salario

- Fecha en la que se llevan a cabo las horas extras, especificando, día -lunes a domingo-

- Horario de la hora extraordinaria -desde y hasta-

- Cantidad o unidades

- Incremento -porcentaje: 50% o 100%-

- Valor de la hora

- Valor de la hora extra

- Monto liquidado

- Total de horas y total abonado

XIX – Trámites precalificados

Todo trámite de rúbrica de documentación laboral, sin excepción, debe presentarse con el informe de “Precalificación Profesional”.

Dicho trámite está sujeto al cumplimiento de los siguientes requisitos:

a) El pedido deberá efectuarse adjuntándose en el mismo acto un informe o dictamen profesional precalificatorio, en el que deberá constar, en forma circunstanciada, que el peticionante ha dado cumplimiento debido a la totalidad de los requisitos exigidos en el presente para la procedencia y acogimiento favorable de su solicitud.

b) El informe o dictamen profesional precalificatorio referido deberá ser expedido por un contador público o un abogado que no tenga relación de dependencia laboral con el peticionante a la fecha del requerimiento.

c) La firma del profesional precalificante deberá ser legalizada por las autoridades competentes del Consejo o el Colegio al que pertenezca.

d) En su caso, la aprobación del pedido deberá realizarse dentro del plazo de siete -7- días hábiles, contados a partir del día siguiente al de su presentación.

e) La solicitud efectuada por el sistema previsto en este apartado, no obsta en modo alguno al análisis, revisión, fiscalización y control que a la Autoridad de Aplicación le corresponde, pudiendo en todos los casos o cuando lo considere pertinente, efectuar las observaciones que fuere menester para dar curso favorable al pedido. Ello así y sin perjuicio del compromiso de la responsabilidad profesional de aquel que hubiera expedido y suscripto el instrumento precalificatorio, la que, en su caso, se juzgará y hará efectiva por los medios y ante las autoridades que correspondan.

XX – Registro de Empleadores de la CABA

Todo trámite deberá contar con la inscripción en el Registro de Empleadores de la CABA.

XXI – Notificación

Todo trámite que requiera de la disposición emanada de la Autoridad Administrativa será notificado fehacientemente, mediante cédula.