Todos sabemos que la ED es uno de los instrumentos valiosos en la gestión de Recursos Humanos. Desde el antiguo simple formulario donde se calificaba el desenvolvimiento hasta la ED 360º, pasó mucha agua bajo el puente.
Esta herramienta no solo brinda elementos para las políticas de personal (planeamiento de carrera, capacitación, logística, administración) sino que es un instrumento dinámico y muy útil para la conducción de personal y la comunicación.
En este “mirador” nos vamos a referir a uno de los aspectos de la ED, que a nuestro entender, quizás sea uno de los más importantes y que tiene efectos inmediatos: la Entrevista de Evaluación. Nos referimos a las reuniones que mantienen el evaluador y el evaluado.
Estas reuniones son la ocasión perfecta para entablar o profundizar el dialogo entre jefe y empleado. Es de suponer que este dialogo no necesita de una Entrevista, que para colmo, dirían algunos, es formal, obligada y donde a veces se juegan intereses económicos. Esto último es a veces cierto pero es necesario lograr que esta entrevista sea en la práctica todo lo contrario. Que se convierta en el instrumento para conversar, mano a mano, sobre virtudes y deficiencias en el desempeño laboral.
Para obtener los beneficios de esta herramienta es necesario seguir una serie de pasos que permitirán un dialogo fluido y, especialmente, arribar a un acuerdo que será refrendado, con modificaciones o no, a lo largo del año laboral. Veamos a qué pasos nos referimos:
Como premisa es necesario que el jefe realice la ED en lápiz. Esto permitirá luego, si es necesario, modificar alguna calificación.
1º El evaluador convocará al evaluado, le entregará la ED y le pedirá que durante los próximos días la lea y la relea atentamente. Si no está de acuerdo con el contenido que prepare sus argumentos y que tal día, a tal hora, de la semana próxima se volverán a reunir para tratar los puntos que ofrezcan dudas, necesiten una aclaración o estime que deben cambiarse. Esta información es importante porque el evaluado tiene que estar convencido que se inicia un proceso abierto donde su punto de vista será escuchado, analizado y si es convincente generará un cambio en la calificación.
2º El día indicado (es importante respetar la fecha y el horario) evaluador y evaluado se reunirán en un ambiente tranquilo, lejos de la vista de otros empleados. Primero el evaluador se referirá en forma global a la calificación resaltando los aspectos positivos, y luego pasará a enumerar los aspectos a mejorar. Es muy importante empezar con las cosas que el evaluado hace bien, destacarlas y si corresponde felicitarlo. Esta actitud seguramente creará un clima distendido que permitirá que la entrevista sea fecunda.
Luego el evaluador expondrá los motivos de la calificación elegida para cada ítem y si el evaluado tiene otro punto de vista, lo analizarán y expondrán ambos sus argumentos. Si fuera necesario el evaluador cambiará su opinión. Es importante que luego de cerrado un tema cada uno este convencido que la calificación es correcta. Si no es así hay que dejar este punto abierto para tratarlo en una segunda reunión. De no arribarse a una calificación consensuada en esta segunda oportunidad deberá prevalecer la opinión del evaluador, pero en este proceso surgirán aclaraciones o atenuantes que seguramente ayudarán a apreciar mejor la situación. Asimismo es importante conceder la posibilidad al evaluado de expresar su opinión en el documento.
3º Arribado a una calificación explicada y de alguna forma compartida, el paso siguiente es concentrarse en los puntos a mejorar. En realidad esta es la parte más valiosa de la entrevista. En este punto el evaluador y evaluado deben proponer el camino para lograr superar los puntos flojos. Seguramente habrá propuestas imposibles de llevar a la práctica. Estas deben descartarse y concentrarse en las que ambos están de acuerdo que se pueden lograr.
4º Una vez que se hallan definidos los pasos a seguir, se deberá suscribir un Acuerdo formal, por escrito, fijando metas graduales, y un cronograma de futuras entrevistas.
5º En estas entrevistas, que fueron pautadas en el acuerdo, evaluador y evaluado consideraran los progresos, obstáculos y demoras, e irán ajustando, por escrito en una especie de hoja de ruta, actitudes y actividades para lograr el objetivo.
Cabe mencionar que durante este proceso el jefe evaluador tiene la oportunidad de escuchar la opinión del evaluado sobre la forma de ejercer la conducción, y seguramente del conjunto de opiniones de su personal podrá dilucidar las mejoras que él como jefe también deberá proponerse lograr.
Esta herramienta brinda la posibilidad de motivar al empleado eficiente y. especialmente, identificar los aspectos a mejorar, definir las medidas necesarias, y efectuar un seguimiento sistemático para arribar a un desempeño más valioso. Poca cosa ¿no?
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